Wie man einen KI-Anbieter prüft, bevor man unterschreibt

Stand: September 2026 · Lesezeit ca. 7 Minuten

Ein Angebot für einen KI-Telefonassistenten liest sich fast immer gut. Die Fragen, an denen sich später entscheidet, ob du zufrieden bist, stehen nicht darin — sie betreffen Vertrag, Daten, Einrichtung und den Ausstieg. Hier sind zehn davon, mit der Antwort, die du hören willst, und der, bei der du nachhaken solltest.

Kein Anbieter beantwortet alle zehn Fragen mit der Bestnote, wir auch nicht. Es geht nicht darum, den perfekten zu finden, sondern darum, vor der Unterschrift zu wissen, worauf du dich einlässt. Ein Anbieter, der auf jede dieser Fragen eine klare Antwort hat — auch eine unangenehme —, ist meistens der bessere.

Vertrag und Geld

1. Wie lange binde ich mich?

Zwölf oder vierundzwanzig Monate Mindestlaufzeit sind bei Software für kleine Betriebe nicht mehr zeitgemäß. Ein Assistent, der nach acht Wochen nicht funktioniert, funktioniert auch im elften Monat nicht — dann willst du raus können.

Gute Antwort: Keine Mindestlaufzeit, Kündigungsfrist von einem Monat, schriftlich im Vertrag. Warnsignal: „Standardlaufzeit sind 24 Monate, das ist bei allen so." Ist es nicht.

2. Was kostet die Einrichtung, und wann wird sie fällig?

Beide Modelle sind in Ordnung: Einrichtung kostet nichts, dafür machst du sie selbst — oder sie kostet Geld, dafür macht sie jemand. Problematisch wird es nur, wenn du eine Gebühr zahlst und trotzdem selbst einrichtest.

Gute Antwort: Ein fester Betrag, eine klare Liste, was dafür passiert, und Fälligkeit erst bei Abnahme. Warnsignal: „Setup nach Aufwand" ohne Obergrenze, oder volle Vorkasse vor der ersten Zeile Arbeit.

3. Was passiert, wenn ich über das Inklusivkontingent komme?

Fast alle Tarife enthalten ein Minutenkontingent. Der Preis pro Zusatzminute steht selten auf der Preisseite — und genau da entsteht die Rechnung, mit der niemand gerechnet hat.

Gute Antwort: Ein benannter Minutenpreis und die Zusage, sich bei dir zu melden, bevor es teuer wird. Warnsignal: Kein Zusatzminutenpreis auffindbar, oder automatischer Wechsel in den nächsthöheren Tarif ohne Rückfrage.

Daten

4. Liegt der Auftragsverarbeitungsvertrag vor der Unterschrift vor?

Ein Assistent, der Anrufe annimmt, verarbeitet personenbezogene Daten in deinem Auftrag. Der Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO ist deshalb kein Formkram, sondern Voraussetzung. Verantwortlich bist am Ende du, nicht der Anbieter.

Gute Antwort: Der AVV kommt als PDF, bevor du irgendetwas unterschreibst — ungefragt. Warnsignal: „Machen wir später" oder „brauchen Sie bei uns nicht". Mehr dazu im Artikel KI-Telefonassistent und DSGVO.

5. Wo stehen die Server, und wer sind die Unterauftragnehmer?

Kaum ein Anbieter baut Spracherkennung und Sprachmodell selbst. Die Frage ist nicht, ob Dritte beteiligt sind, sondern ob sie genannt werden.

Gute Antwort: Eine namentliche Liste der Unterauftragnehmer, öffentlich in der Datenschutzerklärung, mit Standort. Warnsignal: „Alles DSGVO-konform in Europa" ohne einen einzigen Firmennamen. Das ist eine Behauptung, keine Auskunft.

6. Wird mitgeschnitten, und wie lange wird gespeichert?

Audioaufzeichnung und Textprotokoll sind zwei verschiedene Dinge mit sehr unterschiedlichen Anforderungen. Und die Speicherdauer sollte deine Entscheidung sein, nicht der Standardwert des Anbieters.

Gute Antwort: Klare Auskunft, was entsteht — Ton oder Text —, plus eine Löschfrist, die du festlegst. Warnsignal: „Zur Qualitätsverbesserung" als einzige Begründung, unbefristete Speicherung, oder Nutzung deiner Gespräche zum Training fremder Modelle.

Einrichtung und Betrieb

7. Wer richtet ein — ich oder ihr?

Das ist die Frage, die den größten Unterschied im Alltag macht, und die am häufigsten unklar bleibt. „Wir unterstützen Sie bei der Einrichtung" kann heißen, dass jemand mit dir zwei Stunden am Tisch sitzt — oder dass es eine Hilfeseite gibt.

Gute Antwort: Ein benannter Ablauf mit Terminen: Gespräch, Aufsetzen, Testlauf, Nacharbeit. Warnsignal: „Sie sind in fünf Minuten startklar." Für einen Assistenten, der deine Leistungen, Preise und Regeln kennen soll, ist das keine gute Nachricht, sondern eine Warnung.

8. Was passiert, wenn der Assistent etwas nicht weiß?

Ein Assistent, der bei einer unbekannten Frage irgendetwas Plausibles sagt, richtet mehr Schaden an als eine Mailbox. Der richtige Reflex ist: aufnehmen, weitergeben, Rückruf zusagen.

Gute Antwort: Ein beschriebener Eskalationsweg und die Zusage, dass sich der Assistent nie als Mensch ausgibt. Warnsignal: „Unsere KI beantwortet alles." Kein System beantwortet alles.

9. Wen erreiche ich, wenn es klemmt?

Kleine Anbieter sind erreichbar, aber nicht rund um die Uhr. Große sind rund um die Uhr erreichbar, aber selten von jemandem, der deinen Betrieb kennt. Beides ist vertretbar — du solltest nur wissen, welches du kaufst.

Gute Antwort: Ein Name oder eine Nummer, eine zugesagte Reaktionszeit in Werktagen, und die ehrliche Ansage, wann niemand da ist. Warnsignal: Nur ein Ticketformular, und im Vertrag steht keine Reaktionszeit. Auf Verfügbarkeitsquoten solltest du übrigens bei niemandem hoffen: Praktisch alle AGB in diesem Markt schließen eine garantierte Quote aus, unsere auch — Telefonie, Sprachdienste und Kalender liegen bei Dritten.

Ausstieg

10. Wie komme ich wieder raus, und was nehme ich mit?

Der Ausstieg entscheidet, wie viel Verhandlungsmacht du während der Vertragslaufzeit hast. Wichtig sind drei Dinge: deine Rufnummer, deine Termine, deine Gesprächsdaten.

Gute Antwort: Rufnummer bleibt deine, Daten bekommst du in einem gängigen Format, Löschung nach den Regeln des AVV. Warnsignal: Die Nummer läuft auf den Anbieter, oder ein Export ist „technisch nicht vorgesehen". Dann gehört dir dein Telefonanschluss nicht mehr richtig.

Die Liste zum Mitnehmen

Frage	Warnsignal
1. Mindestlaufzeit?	24 Monate als „Standard"
2. Einrichtung und Fälligkeit?	Aufwand ohne Obergrenze, volle Vorkasse
3. Preis je Zusatzminute?	steht nirgends
4. AVV vor Unterschrift?	„machen wir später"
5. Unterauftragnehmer namentlich?	„DSGVO-konform" ohne Namen
6. Aufzeichnung und Löschfrist?	unbefristet, Training mit deinen Gesprächen
7. Wer richtet ein?	„in fünf Minuten startklar"
8. Verhalten bei Unbekanntem?	„beantwortet alles"
9. Support und Reaktionszeit?	nur Ticketformular, keine Zusage
10. Ausstieg und Datenexport?	Rufnummer läuft auf den Anbieter

Wie wir selbst auf die zehn Fragen antworten

Es wäre wohlfeil, eine Checkliste zu schreiben und sich selbst nicht daran messen zu lassen. Also der Reihe nach — inklusive der beiden Punkte, an denen andere besser dastehen.

1. Keine Mindestlaufzeit. Kündigungsfrist ein Monat zum Monatsende, für beide Seiten.

2. 299 € Einrichtung beim Chat-Paket, 499 € beim Telefon-Paket, fällig bei Abnahme. Hier stehen wir schlechter da als der Markt: Die meisten Anbieter verlangen für die Einrichtung nichts — weil bei ihnen auch niemand einrichtet. Wenn du technisch fit bist und Lust hast, dich selbst hineinzuarbeiten, sparst du bei uns nichts, sondern zahlst für Arbeit, die du auch selbst machen könntest. Die Zahlen dazu stehen im Artikel Was kostet ein KI-Telefonassistent wirklich.

3. 200 Gesprächsminuten sind im Telefon-Paket enthalten, danach 0,18 € je Minute. Auch das ist kein Bestwert: Wer dauerhaft deutlich mehr telefoniert, fährt bei einem Anbieter ohne Grundgebühr, der rein nach Minuten abrechnet, günstiger. Wir melden uns, wenn dein Verbrauch in diese Richtung läuft, statt still weiter abzurechnen.

4. Der Auftragsverarbeitungsvertrag liegt vor Vertragsschluss vor, ungefragt.

5. Automatisierung und Website laufen auf Servern in Deutschland. Für Spracherkennung und Sprachmodell arbeiten wir mit spezialisierten Anbietern, die in unserer Datenschutzerklärung namentlich stehen — darunter US-Unternehmen. Wer das grundsätzlich ausschließt, für den sind wir der falsche Anbieter, und das sagen wir lieber vorher als hinterher.

6. Keine Audioaufzeichnung. Es entsteht ein Textprotokoll, damit du nachvollziehen kannst, was vereinbart wurde. Die Löschfrist bestimmst du; üblich sind 30 bis 90 Tage.

7. Wir richten ein, mit dir am Tisch: Gespräch, Aufsetzen deiner Leistungen und Regeln, Kalender- und Telefonanbindung, Testlauf, Nacharbeit. Das ist genau das, was die Einrichtungsgebühr aus Punkt 2 bezahlt.

8. Der Assistent gibt sich nie als Mensch aus. Bei einer Frage, die nicht hinterlegt ist, rät er nicht, sondern nimmt das Anliegen auf und sagt einen Rückruf durch dich zu. Notfälle meldet er sofort.

9. Bis zu drei kleinere Anpassungen pro Monat sind enthalten, Bearbeitung innerhalb von zwei Werktagen. Wir sind zwei Leute aus dem Hunsrück, kein Callcenter — nachts um zwei repariert bei uns niemand etwas, und wir tun auch nicht so.

10. Nach Kündigung wird der Dienst abgeschaltet, deine Rufnummer läuft wieder wie vorher, deine Daten bekommst du in einem gängigen Format. Wir halten niemanden technisch fest.

Wenn du diese Liste einem anderen Anbieter vorlegst und dort bessere Antworten bekommst: nimm den. Das ist der Sinn der Übung.